Rittenprotocol

ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN PATAN EVENEMENT

Door de PATAN wordt gemiddeld 5 á 6 evenementen per jaar georganiseerd. Hiervan zijn er 1 of 2 een weekend-evenement.

Evenementen worden afwisselend op zaterdag en op zondag georganiseerd. De evenementenkalender wordt voor of uiterlijk op de nieuwjaarsreceptie bekend gemaakt.  Deze evenementenkalender zal op de PATAN site en in ieder Citroentje worden opgenomen.

ORGANISATIE

Bij de organisatie van een PATAN-evenement is het bestuur van de PATAN eindverantwoordelijk en wijst uit haar midden een evenementen-coördinator aan.

Ook als de toertocht door één of meerdere leden van de PATAN wordt georganiseerd, dient men de evenementen-coördinator te informeren over het idee van de samenstelling van de rit.

Per rit worden er 2 organisatoren vrijgesteld van de inschrijfkosten van de betreffende rit.

PROGRAMMA

Het is niet moeilijk om een leuke rit te organiseren als men notitie neemt van de volgende punten:

Uitnodiging in het Citroentje vermelden met:

  1. Aanvangstijd en plaats

    Altijd een kwartier eerder vermelden dan de gewenste starttijd. Tevens er op letten dat er ook daadwerkelijk op het genoemde tijdstip gestart wordt. Hoe groter de groep des te groter de uitlooptijd.

    Leden die zich niet op hebben gegeven maar wel komen opdagen kunnen alleen deelnemen indien dit organisatorisch mogelijk is en de organisatoren hiervoor groen licht geven. Andere leden mogen hier niet de dupe van worden. Het kan dus voorkomen dat iemand wel mee kan rijden, maar dat zij geen gebruik kunnen maken van bijvoorbeeld het horeca aanbod.

  2. Aanlooproute, liefst B-wegen of landelijk gelegen wegen

    Snelwegen, tolwegen, gevaarlijke kruispunten en veel stoplichten proberen te vermijden. Het liefst ook veel drempels proberen te vermijden, als die er toch zijn dan vermelden in de route.

  3. Parkeren

    Mogelijkheid om auto-ambulances te parkeren, zo dicht mogelijk bij het verzamelpunt. Let op parkeermogelijkheid voor onze historische Citroëns. Vertrekpunt is liefst ook eindpunt.

  4. Programma

De afstand van de uitgezette route dient maximum 80 - 85 km. te zijn. Indien mogelijk in de ochtend 30- 40 km en in de middag 40-50 km. (Als de wegen geen drempels hebben en geen verkeerslichten en er kan lekker doorgereden worden dan kan het eventueel 100-110 km worden). De toertocht dient zodanig georganiseerd te worden dat deze minstens één of meerdere bezoekjes bevat.

Indien voor de lunch gekozen wordt voor een picknick of barbecue, rekening houden met slechtweer accommodatie.

Rekening houden met tankmogelijkheden. Vooral op zondag.

Opletten dat er voldoende toiletmogelijkheden zijn tijdens de toertocht.

ROUTEBESCHRIJVING TOERTOCHT

Begin met de organisator en/of contactpersoon te vernoemen en zijn 06 nummer te vermelden.

Ook de bezemwagen, als deze meerijd, via de organisator en / of contactpersoon. Meestal komen er wel leden met een auto-ambulance welke bemand kan worden door een lid zonder oldtimer. In principe moet er altijd getracht worden een auto-ambulance of bezemwagen mee te laten rijden. Dat is echt de prettigste manier om een pechgeval op te vangen. Eventueel is hiervoor een beroep te doen op een Citroën dealer uit de regio waar de tocht gehouden wordt.

Een duidelijke routebeschrijving, die voorzien is van straat- en plaatsnamen en wegnummers. Het liefst op lastige punten ook een kilometerstand vermelden. Als een weg bijvoorbeeld 15 km lang is vermeld dat dan, anders gaat men halverwege keren omdat men denkt dat men verkeerd zit.

De route dient vlak voor de rit gecontroleerd te worden door degene die hem heeft uitgezet in samenwerking met de evenementen coördinator, maar mag ook door derden worden nagereden.

De bestemming voor een bezoek of lunch altijd in de route vermelden met naam, adres en telefoonnummer. (Voor de Tomtom als men verdwaald is of panne heeft).

En onderaan de route vermelden:

Het deelnemen aan de toertocht ....... is geheel voor eigen risico van de deelnemers.

De organisatoren dienen voor voldoende routebeschrijvingen te zorgen. Deze worden afgedrukt in groot lettertype en dubbelzijdig.

RALLYBORDEN

De rallyborden worden door de evenementen-coördinator verzorgd. Voor het ontwerp zijn afbeeldingen van de bezoekjes of op de toertocht gebaseerde afbeeldingen nodig. Eventueel een logo of vignet van een sponsor.

Zorg dat een en ander op tijd aanwezig is, dus 3 tot 4 weken voor een evenement.

Ongeveer 2 weken voorafgaand aan het evenement worden de rallyborden besteld. De rallyborden worden normaal in meer-kleuren gedrukt.

BUDGET

De kosten van een evenement dienen vooraf besproken te worden met de evenementen coördinator en de penningmeester, zodat geen onverwachte uitgaven ontstaan.

Een rit of evenement dient kostendekkend te zijn. Hiervoor dient vooraf een begroting of overzicht te worden opgesteld met de inkomsten en uitgaven. De evenementen coördinator kan bij een eventueel verschil dit met de penningmeester en bestuur bespreken.

De kosten van de lunch en de bezoekjes dienen voor een dag rit niet boven de € 20,00 per persoon uit te komen. Voor kinderen tot 10 jaar is deelname gratis, voor kinderen tussen 10-18 jaar betaald men halve prijs.

Om een low budget rit te organiseren kan gedacht worden aan een door de leden zelf mee te nemen picknick, of door de organisatoren verzorgde lunchpakket of sponsoring van bijvoorbeeld een Citroën dealer. Indien de totale prijs tijdig bekend is, kan de prijs van de dagrit hierop aangepast worden.

Bij het samenstellen van de begroting dient men rekening te houden met de opkomst van het aantal leden (inclusief partner en kinderen) die zich hebben opgegeven via de website of penningmeester.

Deelname kan alleen met achterwiel aangedreven Citroëns, tenzij door omstandigheden ander vervoer noodzakelijk is.

Bij weekend evenementen dienen hotelovernachtingen, ontbijt, lunch, diner etc. vooraf door de PATAN gereserveerd te worden. Een reservering valt onder Artikel 9 van de “uniforme voorwaarden horeca” en wordt gezien als een groepsreservering. Locaties dienen uitgezocht te worden dat een alternatief geboden kan worden op een camping en/ of B&B (max. 10 km van het hotel af). Voorwaarde is dat deelnemende leden het ontbijt en het diner wel nuttigen in het hotel (dit is ook opgenomen in het aangeboden arrangement).

Het annuleren van overnachtingen, ontbijt, lunch, diner etc. is niet altijd kosteloos mogelijk eventuele kosten zijn voor de deelnemer zelf. Bij een annulering binnen drie maanden voor aanvangsdatum worden er reeds kosten in rekening gebracht die naar mate dat het evenement nadert steeds oplopen.

Het is aan te bevelen dat ieder lid over een doorlopende reis- en/of annuleringsverzekering beschikt.

De leden dienen een bevestiging van deelname aan een weekend te sturen aan de evenementen coördinator (per mail of via de Website).

AANVULLENDE RICHTLIJNEN VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN BUITENLANDRIT

Inschrijving voor een PATAN buitenlandrit staat open voor PATAN leden die als lid staan ingeschreven en het PATAN-lidmaatschap betaald hebben tot nader aan te geven sluitingstermijn ,en valt onder verantwoording van het Bestuur van PATAN.

Het deelnamebedrag voor de PATAN buitenlandrit zal via incasso verlopen. Afhankelijk van het totale deelnamegeld wordt een maandelijks in te houden bedrag door het bestuur bepaald. Bij achterstand volgt eventuele uitsluiting van de rit en de restitutie van gedane betalingen minus gemaakte kosten. Het inschrijfgeld wordt niet gerestitueerd. In bijzondere gevallen kan het organisatieteam i.o.m. het bestuur hiervan afwijken.

Deelnemende voertuigen dienen van het type Citroën te zijn en  achterwiel aangedreven.

De voertuigen dienen in een goede staat te zijn. Bij twijfel kan een keuring worden vereist.

Deelnemende auto’s dienen volgens de wettelijke normen verzekerd te zijn, dus minimaal W.A. + groene kaart. Neem in twijfelgevallen contact op met uw verzekeringsmaatschappij.

De PATAN en/of het organisatiecomité zijn niet aansprakelijk voor welke schade dan ook, u neemt dus deel voor eigen risico.

Het wordt deelnemers aangeraden om in het bezit te zijn van bijvoorbeeld een internationale Reis en Kredietbrief (A.N.W.B.) of KNAC Car lidmaatschap bij eventuele schade of uitval van de auto. Vervangend vervoer is voor eigen rekening van de deelnemer.